Dit artikel biedt een overzicht van de voordelen en de kosten om op een veilige manier bestanden te delen en in de cloud te bewaren binnen een organisatie.
Inhoud
Waarom hebben organisaties cloud opslag nodig?
Battersea Dogs & Cats Home bewaart momenteel ongeveer 12 000 digitale bestanden in de cloud, omdat het volgens hen:
helpt om hun digitale assets efficiënter te beheren, en bij het zoeken en delen van media heel wat tijd helpt te besparen.
Informatie werd de hoeksteen van de meeste organisaties en digitale bestanden zijn ondertussen de ideale manier om alles op te slaan en te beheren. Naarmate een organisatie groeit, wordt informatie alsmaar belangrijker om processen vlekkeloos te laten verlopen. Het is cruciaal dat alles veilig opgeslagen wordt en de bestanden altijd en overal in de juiste vorm beschikbaar zijn.
Met cloud systemen kunnen belangrijke bestanden veilig bewaard worden. Er zijn veel voordelen om bestanden op die manier op te slaan. Bijvoorbeeld dat er geen servers meer nodig zijn en we dus niet meer naar kantoor hoeven om bestanden te halen. Het gemak waarmee bestanden in de cloud teruggevonden en gedownload kunnen worden hielp ook het luxe drankmerk Edrington om de productiviteit van hun werknemers met 30% te doen stijgen.
Wat houdt cloud opslag in?
De gedigitaliseerde assets worden niet meer opgeslagen op een lokale server of intranet, maar op servers die in clusters verspreid zijn over de hele wereld. Om toegang te krijgen tot je assets, hoef je je slechts aan te melden in het systeem via het loginscherm van jouw provider. En aangezien je assets niet langer op een lokale plaats bewaard worden, zijn ze theoretisch vanaf overal toegankelijk zolang je maar internet hebt. Werkt je laptop niet? Geen probleem, zoek de bestanden die je nodig hebt gewoon met een ander device. Dankzij deze toegankelijkheid, krijgen de werknemers van ’s werelds bekendste agrochemische producent Syngenta de mogelijkheid om bestanden online terug te vinden vanuit 78 verschillende landen.
Welke oplossing was er vóór de cloud?
Bedrijven hadden altijd al belangrijke en vertrouwelijke informatie te bewaren. In het verleden waren er talloze manieren hiervoor, maar voordat de technologie haar intrede deed, werden bestanden vooral bewaard in archiefkasten en complexe archiefsystemen.
De technologische ontwikkeling veranderde alles. Bestanden werden gedigitaliseerd en bewaard op het intranet van de organisatie. Wat voor de werknemers een hele opluchting was om in staat te zijn, zonder een slecht georganiseerde archiefkast te moeten doorzoeken, elk bestand dat ze nodig hadden ook meteen terug te vinden en te gebruiken.
Maar naarmate de zakelijke wereld de digitale vooruitgang omarmde, moesten ook de systemen om bestanden op te slaan mee-evolueren. Kantoormedewerkers klaagden dat ze geen toegang hadden wanneer ze van thuis of tijdens een zakenreis wilden werken. Daarnaast werd het vinden van digitale bestanden alsmaar moeilijker in de onoverzichtelijke en chaotische interne netwerken.
Technologie kwam opnieuw met een oplossing, en riep cloudopslag in het leven.
De voordelen van een cloud systeem
Overal toegang tot jouw bestanden
Met behulp van systemen waarmee alles de cloud bewaard kan worden, zijn werknemers in staat om het specifieke bestand dat ze nodig hebben te vinden, waar ze zich ook bevinden. Aangezien het systeem zich in de cloud bevindt, zijn de enige vereisten internettoegang, een gebruikersnaam en wachtwoord (en de verwaarloosbare ‘captcha’ om zeker te weten dat je geen robot bent). Sommige providers bieden zelfs een app om de mobiele toegang tot jouw digitale bestanden zo eenvoudig mogelijk te maken.
Vind je bestanden sneller terug met tags i.p.v. mappen
Een meer geavanceerde manier om bestanden te organiseren is meteen een van de belangrijkste voordelen van het opslaan in de cloud. De oplossing die Bynder biedt om bestanden in de cloud te bewaren, maakt mappen overbodig. Het gebruik van filters die gekoppeld zijn aan de tags die bij de bestanden horen, zorgt ervoor dat assets teruggevonden kunnen worden op basis van hun eigenschappen. Je hoeft dus geen rekening meer te houden met het oordeel van de persoon die bij het uploaden beslist over de map die die persoon het meest geschikt lijkt. Navigatie in de cloud, gebaseerd op filters en tags maakt tijd vrij voor aan andere taken. Zo spendeert bijvoorbeeld DPD group 75% minder tijd aan het zoeken van afbeeldingen.
Tag automatisch bestanden
Bij bepaalde systemen zoals bijvoorbeeld Amazon Web Services, kan je ook automatisch tags toewijzen aan bestanden met eigenschappen die gebruikt worden tijdens het zoeken. AWS’s herkenningsfunctie is een mooi voorbeeld van de toekomst in artificiële intelligentie. De functie scant de inhoud van elke bestandsvorm en er worden meteen enkele eigenschappen voorgesteld om het bestand te taggen. Dus wanneer je een afbeelding uploadt van iemand op het strand, begint de herkenningsfunctie automatisch te scannen en koppelt het een [strand]tag aan het bestand, je hoeft dus niet meer elke afbeelding apart te beoordelen om tags toe te voegen die het beeld het best omschrijven. Gebruikers zien later vanuit de zoekterm “strand” deze foto verschijnen.
Bestanden veilig opslaan
Bestanden in de cloud zijn pas veilig als het beveiligingssysteem dit ook is. De beveiliging zal ongetwijfeld een van de mogelijke tegenargumenten zijn, maar met het juiste platform kan dit argument ook meteen van tafel geveegd worden. Het is dus uiterst belangrijk om zowel de veiligheidsgegevens van de provider, als van de cloudserver zelf te evalueren.
Klik hier om te zien hoe Bynder met veiligheid omgaat.
Bespaar
Het opslaan van bestanden in de cloud is ook goedkoper dan je assets in de organisatie zelf te bewaren. Wanneer bestanden in de cloud opgeslagen worden, hoef je geen geld te spenderen aan het kopen van servers en huren van kantoren om die servers te plaatsen, zodat je je bestanden veilig kan bewaren. Normaal gesproken zit de vergoeding voor de hosting bij de licentie van de aangekochte software.
Super snel laden
Een ander argument in het debat tegen de cloud is het probleemloos leveren van content. Nogmaals, met de juiste partners en leveranciers mag dit geen enkel probleem vormen. Alle cloud servers met een zekere reputatie hebben een krachtig netwerk om te verzekeren dat alle mediabestanden overal ter wereld zo snel mogelijk geladen worden.
De kosten van een cloud systeem
Afhankelijk van de formule die je kiest, kan het volgende in rekening gebracht worden:
- het aantal gebruikers
- het aantal bestanden dat je downloadt
- de totale opslagplaats die je gebruikt
- het aantal integraties dat je nodig hebt om het meeste uit je oplossing te halen. Klik hier om de integraties te waarvoor vele cloud-gebruikers de voorkeur aan geven.
Je kan ook altijd kiezen voor een ongelimiteerde toegang tot alle features tegen een maandelijkse vergoeding.
Daarnaast betaal je voor elke persoonlijke aanpassing die je wenst te maken in je portaal. Deze wijzigingen kunnen ervoor zorgen dat de interface van je portaal er uitziet volgens de uitstraling van je merk, inclusief de bedrijfsgerelateerde merkkleuren, achtergrond en je eigen logo.
Wat is het veilig delen van bestanden?
Bedrijven worden meer en meer afhankelijk van informatie, maar die informatie is pas waardevol als ze makkelijk en veilig gedeeld kan worden met anderen.
Vooral de veiligheid bij het delen is cruciaal.
De voordelen van applicaties om bestanden op een veilige manier te delen
Voorkom dat je bestanden onderschept worden
Bij het gebruik van een veilig programma voorkom je dat het bestand onderschept wordt bij het delen. Vertrouwelijke informatie dat door iemand buiten de organisatie opgevangen wordt kan zware gevolgen met zich meebrengen. John Kraal, Chief Information Security Officer bij Bynder, verklaart wat een hacker kan doen met de data die hij van je steelt:
Binnendringen in een bepaald systeem en het stelen van data heeft meestal een van de volgende drie achterliggende redenen: het verkrijgen van een voorsprong op de concurrentie, om op te scheppen bij vrienden, of gewoonweg uit idealisme. Welke reden er ook van toepassing is, het kan een organisatie onnoemelijk veel schaden en dat willen we voorkomen.
Grote bestanden met iedereen delen, waar ze zich ook bevinden
Een veilig programma om bestanden te delen laat je toe om grote bestanden naar collega’s te sturen, waar zij zich ook ter wereld bevinden. Dit betekent dat je de externe hard drives en memory sticks die in het kantoor rondslingeren kan vergeten en je daardoor dus ook nooit meer geconfronteerd wordt met de limiet in bestandsgrootte bij e-mail bijlagen.
Controle over de bestandsversie
Bynder’s veilige manier om bestanden te delen geeft je controle over het bestand, zelfs na het delen. Als je een bestand, zoals een bedrijfslogo, met iemand deelt en het logo wordt bijgewerkt of veranderd, blijft de persoon waar je de afbeelding naar verstuurde de oude versie van het logo gebruiken. Maar wanneer je bij het veilig delen van bestanden kiest voor de feature om een controle uit te voeren van de versie, wordt de oude versie van het logo automatisch vervangen en worden alle gebruikers hier meteen van op de hoogte gebracht. Iedereen wie het oude logo toegestuurd kreeg, heeft dan automatisch de juiste versie van het logo.
De kosten om bestanden veilig te delen
Net zoals bij het opslaan in de cloud zijn er ook een aantal manieren om de kosten bij het veilig delen van bestanden, in kaart te brengen. De meest voorname factoren om de kosten te berekenen zijn het aantal transfers en de grootte van de bestanden.
Om er zeker van te zijn dat de kosten om bestanden op een veilige manier te delen niet voor niets gemaakt worden, is het belangrijk om gebruikers te leren hoe ze de applicatie optimaal kunnen gebruiken. Het is een goed idee een kennisbron te ontwikkelen waar je gebruikers met vragen kan naar doorverwijzen. En probeer zeker ook nieuwe mensen die in de organisatie verwelkomd worden zo snel mogelijk een account te geven zodat ze bekend worden met het systeem en meteen op de meest efficiënte manier hun bestanden delen. Aangezien men anders oude gewoontes uit voorgaande jobs overneemt.
De kosten bij de implementatie van een systeem, vormen uiteraard een factor die de beslissing kan beïnvloeden, maar bekijk zeker ook de mogelijke voordelen op lange termijn.
